Styret i Lynghaug Borettslag

Endre teksten ved å klikke på Rediger i tekstens ramme

 

Styret kan kontaktes på felles e-post

  • Styreleder: Stine Willemo Strøm-Andersen 
  • Nestleder: Kristin Haugen
  • Styremedlem: Monica Ivarsflaten
  • Styremedlem: Safdar Sadeghi Ghashghai
  • Inger Lise Oen Hellesund Sæle,- Vestbo sin representant i styret (ikke på valg)
  • Varamedlem Kristin Mjanger
  • Varamedlem Marianne Nordenborg

Hva er min jobb hvis jeg skal sitte i styret?

Det er mange som vegrer seg for å stille til styreverv, i frykt for å være ukvalifisert eller bli overveldet av arbeid. Styret ønsker derfor å opplyse litt om hvilke oppgaver som normalt gjennomføres av styrets medlemmer, og hvilket ansvar man har.

Det er viktig å påpeke at det å sitte i styret ikke er noe man krever spesiell utdanning eller erfaring for å delta i. Der det er behov for spesiell kompetanse kjøper vi dette. Vi har også god støtte i vaktmester, som er den som informerer styret om hvilke vedlikeholdsbehov vi har i laget.

Styret ønsker velkommen alle som ønsker å bidra. Er du fristet men fortsatt litt usikker? Ta kontakt med styret, så kan en av oss møte deg og ta en prat.

Generelt

Det er ønskelig at alle medlemmer bidrar. Dette medfører en belastningsfordeling på alle medlemmer, noe som gjør det mer attraktivt for alle å være med, dette inkluderer varamedlemmer. 

Våre faste møter er styremøte en gang i måneden,  generalforsamling, og budsjettmøte en gang i året,

Det er ønskelig at alle bidrar til å ha styrevakt, det vil si bemanne styretelefonen i en uke. Dette vil ikke bety at man selv skal håndtere alle henvendelser som måtte komme, men at man skal ta i mot og delegere videre. Vil også bemerke at det gjennomsnittlig er to telefoner i uken., så dette er ingen omfattende oppgave.

Styremøter

Styremøter foretas en gang per mnd på styrekontoret i nr 17. kl 1800. Vi forsøker å holde møtet innenfor en til halvannen time, 

Typiske saker på styremøter

  • Naboklager
  • Innkomne forespørseler fra andelseiere
  • Informasjon om lagets tilstand fra vaktmester

Eksempler på oppgaver

  • Parkeringstillatelser
  • Vedikeholde hjemmeside
  • Svare på epost
  • kontakt mot innleide tjenester som Anitcimex, vaskeservice og gartner
  • Oppførlging av saker fra beboere
  • Tildeling av ekstraboder
  • Innhente tjenester for  utbedring av borettslaget ihht råd fra vaktmester

Styreleder

Styreleder og ett styremedlem er ansvarlig for å godkjenne fakturaer for betaling. Dette har vi laget gode forklaringer og prosedyrer for, slik at det skal være så enkelt og lite tidkrevende som mulig.

Styreleder signerer godkjenninger av nye andelseiere. Megler sendes oss et skjema med informasjon om ny eier. Vi sjekker hovedsakelig at skjemaet er riktig utfylt og at de har vedlagt søknad om dyrehold derfsom de har dyr.

Styrerleder er ansvarlig for at det laget forslag til budsjett for kommende år. Dette er også en enkel prosess som vi har laget gode forklaringer til. Vestbo er også behjelpelige med å lage forslag.  Kort fortalt så ser man på hva som er brukt forrige år, om man forventer å bruke det samme neste år, og øke der man har jevnlige økninger. Budsjettet blir så sett gjennom av styret på eget budsjettmøte og godkjent.

Styreleder er ofte den som blir kontaktet av eiendomsmeglere for informasjon om borettslaget. Vi henviser ofte bare til hjemmesidene våre, da denne skal inneholde alt en megler har behov for.

Styremedlemmer & vara

Alle innkomne oppgaver fordeles etter hva de enkelte medlemmene har tid og ønsker for å håndtere. Noen får faste oppgaver, mens andre får forefallende oppgaver. Dette er alt etter hvor interessert man selv er i å bruke tid på styrearbeid. Man legger derfor veldig mye opp selv hvor mye tid man skal  bruke. Saker som er veldig krevende kan vi gjerne sette fler på for å dele belastning. Noen saker overtar Vestbo på våre vegne. Vestbo har mye erfaring fra styrearbeid, og er en god støtte for laget. 

Varamedlemmer har ikke stemmerett, men er alltid velkommen for å bli hørt og delta.

Styrehonnorar

Styret honnoreres ihht en sum som vedtas på generalforsamling hvert år. Dette honoraret fordeles på samtlige medlemmer etter innsats og stemmes over på styremøte.

LOV-2003-06-06-39 Lov om borettslag kapittel 8 stiller retningslinjer og krav til styret i et borettslag.

Styret velges på generalforsamlingen og skal bestå av minst tre medlemmer. Styreleder skal velges separat. Det kan også velges inn varamedlemmer.

I Lynghaug borettslag består styret av styreleder og 4 medlemmer, hvorav 1 medlem blir dedikert nestleder, og 1 medlem er representant fra foretningsfører Vestbo. Styremedlemmer og styreleder velges for to år. Unntaket er foretningsfører, som er fast styrepost. Styremedlem fra forretningsfører er en viktig post da vedkommende sitter på erfaring fra mange styrer i mange år, og kan bidra med rask rådgivning og saksgang i saker som tas opp i styremøtene. Det er to varamedlemmer i styret, disse velges for ett år.

Styrets oppgave er å forvalte borettslaget på vegne av andelseierne. Styret kan ikke fatte vedtak uten minst 2/3 flertall i generalforsamlingen saker som har innvirkning på borettslagets eiendom og verdi, slik som ombygging, lån med pant i borettslaget, salg av eiendom osv. Styret har dog fullmakt til ellers å ta beslutninger om driften av borettslaget uten godkjenning på generalforsamling, selv om det normalt er vår praksis å la beboerne få involvere seg via generalforsamling i enkelte beslutninger. I de tilfellet styret ser at man ikke med rimelighet kan på en GF få satt andelseierne tilstrekkelig inn i forståelse av driften, eller i de tilfeller en beslutning er tids-kritisk, vil styret ta beslutningen via avstemming internt. Styret er forpliktet til å følge beslutninger tatt i generalforsamling.

Styret i Lynghaug borettslag avholder styremøter en gang i måneden, der vi tar opp saker som har kommet inn fra andelseierne siste måneden. Alle styremedlemmer plikter å avholde styrevakter på rundgang, ved pass av styrets telefon.

En andelseier kan, ved mistanke om mislighold av forvaltningen av borettslaget, kreve granskning. Dette kravet må fremstilles på generalforsamling. Dersom kravet får støtte av minst 1/10 av de oppmøtte vil andelseieren innen 1 måned etter GF kunne kreve granskning. Kravet går da til tingretten som vil avgjøre behovet for granskning. Dersom tingretten avgjør at behovet for granskning er reelt vil disse opprette en granskningsgruppe som skal utarbeide en rapport. Denne rapporten vil bli fremstilt for andelseierene av representanter for tingretten ved en ekstraordinær generalforsamling. Tingrettens granskning betales av borettslaget.

Hva skjer hvis et styremedlem slutter før generalforsamlingen?

Dette avhenger av når på året styremedlemmet slutter.

Det mange gjerne tenker er at det er naturlig for et varamedlem å "rykke opp" til styremedlem dersom en av varaene ønsker dette. Utfordringen ligger i at det kun er styremedlemmer valgt av en generaforsamling som kan registreres som styremedlemmer i Brønnøysundregisteret, og det er kun de som er registrert der som har rett til å signere offisielle dokumenter på vegne av borettslaget. Dette har vært krav i Borettslagsloven i mange år. Dette er normal ikke et problem da det er fire styremedlemmer pluss leder, og de fleste dokumenter kun krever to signaturer. Men årsregnskapet skal signeres av styreleder og samtlige styremedlemmer, dette skjer i starten av januar. Uten samtlige signaturer vil ikke revisor godkjenne regnskapet før enten en GF har godkjent regnskapet uten revisormelding, eller nytt styremedlem er valgt av GF og kan signere.

Det er mange styrer som har operert med den praksis at varamedlem har erstattet styremedlem, men med det satser man da på at revisor ikke verifiserer at de som signerer er de samme som står registrert i Brønnøysundregisteret som styremedlemmer. Dette er da tilnærmet svindel og slik ønsker ikke Lynghaug å bli representert.

Dersom styremedlem slutter mellom GF og nyttår er det derfor til borettslagets beste å velge nytt styremedlem ved ekstraordinær GF, mens etter nyttår vil et varamedlem fint kunne fungere innen lovens rammer som styremedlem for alt annet enn signering.

Ved ekstraordniær generalforsamling vil styret på samme måte som ved vanlig generalforsamling overlate til den uavhengige valgkommiteen å innhente og vurdere kandidater. Dersom en av varamedlemmene ønsker å stille til valg som styremedlem må denne da gjøre dette på likt grunnlag som de andre kandidatene som melder seg.